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毎日、やることが多い!と思っている方へ「今日からできる3つの時間整理法」

スキルアップ

いつもお世話になっております。
杉山です。

いつもはダイエットや季節もののブログ記事を書いていますが、
本日は少しビジネスマンっぽく、時間の整理法について記事にしてみたいと思います。
というのも、ここ数日作業が立て込んでおり、
お客様から「〇〇の更新をお願いします」
上司から「杉山君、アレとコレやっておいて」
他事業部から「△△の更新おねがいね。あ、今日中でヨロシク~」
そして、このブログ記事も書かねばならない。
などなど、怒涛の仕事ラッシュ!
かといって他の人も同じように山積みの仕事がある模様。

流石に今迄の仕事のやりかただとどこかで躓いてしまいそうだと感じましたので、
折角なのでスマートに仕事をこなす、カッコイイビジネスマンになる為に、
時間の整理法について調べてみました!
調べた中で沢山の情報がありましたが、時間整理の第一歩として、
最低限ここを押さえておけばという行動をまとめてみました。

1.「今日一日の仕事」という料理を作るためのレシピを作ろう

今あれをして、次にこれをして、その後に…と、頭の中で考えながら作業をしていませんか?
それは頭のメモリを無駄遣いをしている事と同義です。
今している作業に100%意識を向けて作業する事ができれば、
仕事のクオリティも上がり、かける時間も自然と短くなってくるはずです。
かといって、今していない作業の事を100%忘れてしまうと、
次の作業に移るときに思い出す為のロスや、最悪仕事があった事を忘れてしまうといった危険性が生じます。

ではどうしたら良いか?
手持ちの作業を、作業を始める前に箇条書きにしていき、
作業の始めと終わりに見るだけです。
いわば、「今日一日の仕事」という料理を作るためのレシピを作る事です。

ウェブサービスの予定表ツールなどを使って、
手持ちの作業を見える化し部署内で共有する事で、
部署全体の作業効率を上げる事ができるようになります。
基本的な機能の利用料は無料なので、まずは1ヶ月試してみると今迄見えていなかった問題点や改良点などが見えてくるかもしれません。

【弊社でも活用している予定表ツール:Wunderlist】
https://www.wunderlist.com/ja/

2.電話よりメール

デスクワークの多い方にお勧めの「時間整理法」は
メールで済む案件なら極力電話を使わない、と言うものです。

「メールを打つより電話の方が手っ取り早くて手間もない」と、
考えてはいませんか?
私もこの記事を作る前はそう思っていました。
しかし、メール連絡をする事で以下のような大きな2つのメリットがあります。

・記録に残る
 送った内容、受けた内容を見返せるので、
 伝え忘れた事を後になって気付く事も出来ます。

・いつでも送れる
 自分のベストのタイミングでメールで連絡ができる(連絡を受け取る)事ができますので、
 他の作業のペースを乱さず、上手く空いたスケジュールの隙間でメールを作る事ができれば、
 全体の作業をコンパクトにまとめる事ができます。
 ついつい長話してしまうという方であれば、簡潔な用件にまとめたメールを送る事ができれば、
 大きく時間を節約する事が出来ます。

しかし、メールのデメリットとして「聞き返しにくい」という事があります。
電話であれば疑問に思った事をすぐに聞き返すのに3秒もかかりませんが、メールではそうはいきません。
メールと電話を状況によって上手く使い分ける事が大切です。

3.「あえてやらない」事

作業の優先度をつけるというのは意外と難しいので、
そのスタートラインとして「今絶対やるべき事」と「あえてやらないもの」の線引きをしてみましょう。
「あえてやらない」事で何か状況が悪化する事は私の経験上、あまりありません。
むしろその間に「他の人の手があいた」「やっぱりやらなくても大丈夫だった」等、
状況が変わってくることがあるからです。
特に「他の人の手が空いた」となった時にスッっと作業を差し込む事ができれば、
職場全体すら「時間の整理」に巻き込めるので、より良い循環を作ることができます。

最後に

小説家・劇作家・詩人かつ、科学者で政治家というマルチすぎて現代人からしてみれば、
いったい何者なのかと疑ってしまうような様々な職業を持つ、ゲーテ曰はく

うまく使えば、時間はいつも十分にある。

との事なので、彼ほどのマルチタスクをする事が出来なくても、
自分の手の届く範囲でゆとりをもった仕事の進行が出来るようになりたいと思う今日この頃なのでした。