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事務作業効率大幅アップ!すぐにオフィスに導入できるパソコン改革まとめ

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こんにちは。最近社内のPCが呪われているのかという頻度で不調を起こし、その都度駆り出される野田です。
 
最近は働き方改革なんてことも言われるようになり 業務効率アップ、コスト削減は業務効率アップ、コスト削減は企業の永遠の課題で、既に色々な試行錯誤を行っていると思います。
 
今回はパソコンを使う事務仕事に焦点を当て、様々な方面から効率アップ・コスト削減の方法について考えていきます。
 
 

1.コストとは?

企業におけるコストとは家賃、維持費、機材費、人件費など色々あると思いますが、一番効果を反映させやすい人件費について考えます。
 
人件費は単純に人を使った時間で上がっていきます。
 
特にパソコンを使う仕事は様々なツールを導入することで効率化が可能ですので、効果が実感しやすいです。
 
 
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2.パソコン作業の時間短縮法

 

■そこそこの性能のパソコン(時代にあったパソコン)を導入する

 
根本的なところからで申し訳ないですが、まず第1に考えるべきはパソコンの性能です。
 
効率的作業を行うには大前提としてある程度の性能が必要になります。
 
これを無視して小手先のことを色々やっても効果は薄いです。
 
パソコンの性能が低いと一挙手一投足にタイムラグが発生し、その結果時間効率が落ちます。
 
高スペックのパソコンにする必要はありませんが、最低でも、OSの起動が早い、ExcelやwordなどのOffice系ソフトがスムーズに動く、途中で止まらない、などの条件は満たしておきたいです。
 
またパソコンの買い替えの目安として、5年がベストと言われています。
(性能面や、パソコンパーツの寿命面が5年が限界です)
 
 
極端な例ですが、10秒に1回タイムラグが1秒あったとして、1時間で36秒のロスになります。
10時間だと360秒=6分のロス、100時間で3600秒=60分=1時間のロスです。
 
古いパソコンを、まだ動くからという理由で頑張って使っている所が多数だと思いますが、
効率面を考えると長く使っても5年での買い替えをオススメ致します。
(※定期的にパソコンの性能を拡張しているのならば問題ありません)
 
 
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■ファイル・フォルダの整頓を行う、ショートカットを利用する

 
これも単純ですが、非常に効果があります。
パソコンを操作する上で「迷う時間」というのが非常に勿体ないです。
 
どこに保存したか分からず、色々なフォルダを開いて探したことはありませんか?
しっかりフォルダごとに分別しておいて、決まった場所に保存することで非常に時間短縮になります。
 
 
忙しいとどうしても乱雑になりがちになると思いますが、そこをしっかり分別することで結果的には効率化に繋がります。
 
また、ショートカットも非常に効果があります。
 
例えば下記の階層に請求書データが保存されており、それを呼び出したいとします。
 
 
Cドライブ > 業務用 > お客様 > 請求書 > 2018年 > 4月 > データ.xls
 
 
Cドライブから順番にクリックでフォルダを開いていって「データ.xls」まで開くのに何秒かかるでしょうか?
恐らく10秒は掛かると思います。
 
「2018年」辺りにショートカットを登録しておけば、あとは4月.xlsとデータを開けば良いだけなので2秒あればいけると思います。
 
この作業が100回あったとして、トータルで掛かる時間はショートカット未設定だと1000秒=16分40秒、設定していたら200秒=3分20秒です。
13分20秒の短縮です。
これが10人だと2時間10分ほどの短縮になります。
 
最初に言った通り、非常に単純な手ですが効果があります。
是非お試しください。
 
 
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■メールソフトの効率化

 
事務作業でメールソフトは社内・社外連絡等で常に使っているツールかと思います。
メールソフトは色々とありますが(Outlock、livemail、gmailなど)、共通して使えそうな時間短縮ポイントを探してみます。
 
①自動返信メールを設定する
場合によって有効です。届いたメールに対してテンプレートで対応出来そうな業務においては、
これを設定しておくことで、自動で返信してくれるため、対応スタッフの負担が減らせます。
 
②フィルタ機能を有効活用する
フィルタ機能とは、特定のメールアドレスに対して予め色々な条件を付与できます。
例)abc@gmail.comからのアドレスは社内フォルダに入れる 等…
これにより、よくやり取りのあるメールアドレスについては、受信フォルダを分けることが出来ます。一つのアドレスで色々なメールのやり取りをしている場合は、フィルタ機能を使い分別することで、効率化が図れます。
 
 
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■顧客情報の管理や請求書発行などをシステム化

 
顧客の情報管理や見積書・請求書発行はどのような体制で行っていますか?
 
これは弊社の場合になりますが、CRMシステム(顧客管理システム)を導入することで効率化に成功しております。
 
サーバー上にシステムを導入し、閲覧権限を持った社員がIDとパスワードを入力すれば編集出来る仕組みです。
CRMシステム上に顧客情報(氏名・住所・契約情報・今までの進捗情報など)を記入することで、社内での情報共有を強化できます。
 
また、例えば顧客の契約期間を入力しておくことで、契約切れ間近になったら教えてくれる機能や、見積書や請求書をそのまま出力できる機能なども設定することが出来ます。
 
もし契約情報や請求書処理など紙ベースで行っている場合、CRMシステムを導入すると最大限に効果が発揮出来ると思います。
事務作業が効率化されたことによって、人件費が一人・二人分減ったような話もよく聞きます。
 
またいわゆる「データ化」・「見える化」することで、「この人でしか分からない仕事」を減らすことが出来ます。
 
システム開発・運用には費用が掛かりますが、削減される費用と照らし合わしたときに、大きく削減が可能なら是非導入するべきだと思います。
 
もしご興味ありましたら、弊社スタッフまでお声がけ下さい。
 
 
 
というわけで、業務効率化ということで何件か紹介させて頂きましたが、
 
フォルダ設定やメール設定はすぐにでも出来るのではないかと思います。
 
時間が短縮できる分、出来る仕事が増えることになります。
 
労働時間の取り締まりが厳しくなっている昨今、いかに業務時間内で質のいい仕事が出来るかが肝になってきます。
 
今回の記事が少しでも参考になれば幸いです。是非お試しください。
 

この記事を書いた人 : 福岡・大分 ホームページ制作のエディス

野田
野田
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